Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Generale per la Protezione dei Dati (GDPR, General data Protection Regulation- regolamento europeo 2016/679/UE) e in attuazione del D.Lgs. 101 del 2018
L’Università degli Studi di Torino adotta la piattaforma “IRIS - Institutional Research Information System” (di seguito indicato semplicemente come “IRIS_AperTO”) come proprio sistema di gestione integrata dei dati della ricerca (persone, progetti, prodotti, attività), che raccoglie, conserva, documenta e dissemina tali informazioni, anche a fini valutativi.
La presente informativa è resa, ai sensi Regolamento Generale per la Protezione dei Dati - Regolamento UE 2016/679 e in attuazione del D.Lgs. 101 del 2018, per fornire, nel rispetto del principio di trasparenza, tutti gli elementi utili riguardo alle caratteristiche e modalità di trattamento dei dati.
L'informativa è resa per il solo servizio IRIS_AperTO e non riguarda eventuali servizi o siti web esterni, raggiungibili dall'utente tramite link (collegamento ipertestuale) presenti sulla piattaforma.
a. Titolare del trattamento e dati di contatto
Titolare del trattamento dei dati è l’Università degli Studi di Torino, nella persona del/della legale rappresentante Rettore/Rettrice pro tempore, con sede legale in via Giuseppe Verdi n. 8, 10124 Torino. I dati di contatto del Titolare sono: PEC [email protected]- mail: [email protected].
b. Dati di contatto del responsabile della protezione dei dati personali (RPD)
Il Responsabile per la protezione dei dati (RPD) o Data Protection Officer (DPO) dell’Università di Torino è contattabile tramite indirizzo mail: [email protected].
c. Finalità del trattamento e base giuridica
I dati raccolti sono utilizzati nell’ambito dello svolgimento delle attività istituzionali e il loro trattamento è effettuato:
- per l’esecuzione di compiti di interesse pubblico o connessi all’esercizio di pubblici poteri ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. e) del Regolamento UE 2016/679, operando l’Ateneo di Torino quale sede primaria di istruzione superiore e ricerca in attuazione dell’art. 33 della Costituzione e dell’art. 6 della legge n. 168/1989 e s.m.i. e dello Statuto dell’Università degli Studi di Torino, pubblicato sulla GURI 13 aprile 2012, n. 87 e s.m.i. e in applicazione della Raccomandazione della Commissione UE del 17 luglio 2012 sull’accesso all’informazione scientifica e sulla sua conservazione (2012/417/UE) in GURI L 194/39 del 21 luglio 2012, nella quale la Commissione UE chiede alle istituzioni accademiche degli stati membri di definire e attuare politiche per la diffusione delle pubblicazioni scientifiche e l’accesso aperto;
- per adempiere agli obblighi di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. c) del Regolamento UE 2016/679 con finalità di valutazione, autovalutazione, monitoraggio, promozione della qualità della ricerca scientifica, valorizzazione delle capacità individuali e collettive e sulla base giuridica costituita dalla legge 30 dicembre 2010, n. 240 e s.m.i., recante "Norme in materia di organizzazione delle università, di personale accademico e reclutamento, nonché delega al Governo per incentivare la qualità e l'efficienza del sistema universitario" e relativi decreti attuativi.
d. Tipi di dati trattati
I dati personali raccolti e trattati dal Titolare per le finalità sopra indicate sono i seguenti:
- dati anagrafici e di carriera (es. nome, cognome, codice fiscale, struttura organizzativa di appartenenza, qualifica, settore scientifico disciplinare, settore concorsuale, gruppo scientifico disciplinare);
- dati di contatto (es. recapito telefonico, e-mail);
- codici identificativi univoci riferiti a uno/a specifico/a ricercatore/ricercatrice (es. Researcher ID, ORCID);
- dati relativi a progetti, prodotti e attività di ricerca (es. metadati descrittivi, abstract, dati bibliometrici);
- dati necessari ai processi di autenticazione e navigazione in rete (es. indirizzi IP, cookies).
e. Conferimento dei dati
Per consentire il perseguimento delle finalità previste e l’erogazione dei servizi connessi, il conferimento dei dati è obbligatorio. Il mancato conferimento può generare problemi nella conduzione delle attività di valutazione, autovalutazione e monitoraggio e inoltre può determinare l'impossibilità di erogare alcuni servizi o pregiudicare l'esperienza di navigazione nella piattaforma web.
f. Modalità del trattamento
I dati personali raccolti sono trattati in osservanza dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, previsti dall’art.5 GRPD, anche con l’ausilio di strumenti informatici e telematici atti a memorizzare e gestire i dati stessi, e, comunque, in modo tale da garantirne la sicurezza e tutelare la massima riservatezza dell’interessato.
Per il raggiungimento delle finalità sopra riportate, i dati sono trattati all’interno dell’Università di Torino da soggetti autorizzati al trattamento dei dati sotto la responsabilità del Titolare, i quali sono a tal fine adeguatamente istruiti e formati.
g. Responsabili Esterni del trattamento
I dati sono comunicati e trattati altresì all’esterno, da parte di soggetti terzi fornitori di alcuni servizi necessari all’esecuzione del trattamento, che operano per conto del Titolare ai soli fini della prestazione richiesta e che, nel caso, sono debitamente nominati “Responsabili del trattamento” a norma dell’art. 28 del Regolamento UE 2016/679.
Il Responsabile del trattamento per la fornitura dei servizi del portale web IRIS-AperTO è il consorzio CINECA con sede legale in via Magnanelli, 6/3, 40033 Casalecchio di Reno (BO).
h. Categorie di destinatari dei dati personali
I dati personali degli utenti sono trattati, nel rispetto della vigente normativa in materia, dai dipendenti e collaboratori dell’Ateneo (individuati come Autorizzati al trattamento) addetti alla gestione della piattaforma e coinvolti nella fornitura dei servizi ad esso associati.
I dati potranno essere comunicati esclusivamente:
i. alle strutture dell’Ateneo che ne facciano richiesta, per le finalità istituzionali dell’Ateneo o in osservanza di obblighi legislativi;
ii. a soggetti pubblici o consorzi partecipati dall’Ateneo (ad es. MUR) quando la comunicazione è necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali dell’ente richiedente;
iii. ad eventuali soggetti esterni, individuati come Responsabili del trattamento ex art. 28 GDPR, il cui elenco aggiornato è sempre nella disponibilità del Titolare;
iv. alle Autorità di Pubblica Sicurezza o ad altri soggetti pubblici per finalità di difesa, sicurezza dello Stato ed accertamento dei reati o all’Autorità Giudiziaria in ottemperanza ad obblighi di legge, laddove si ravvisino ipotesi di reato.
i. Trasferimento dati a Paese Terzo
Non saranno, infine, trasferiti dati personali verso Paesi terzi od organizzazioni internazionali a meno che ciò non sia strettamente connesso a richieste specifiche provenienti dall’utente, per le quali si acquisirà apposito consenso.
j. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti. In particolare:
- i dati di navigazione verranno conservati per un massimo di 365 giorni;
- I dati personali riguardanti progetti, prodotti, attività sono conservati permanentemente sulla base dei seguenti criteri:
- interesse istituzionale alla trasparenza o accountability;
- in caso di potenziale contenzioso legale;
- esigenze di analisi statistiche e monitoraggio delle performance, anche su base storica.
I criteri di determinazione del periodo di conservazione comprendono: obblighi normativi, linee guida settoriali, policy interne, e valutazioni periodiche dell’effettiva necessità del trattamento.
k. Diritti dell’Interessato
Gli interessati (soggetti a cui si riferiscono i dati) possono fare valere, nei casi previsti, i propri diritti sui dati personali ai sensi degli artt. 15-21 del Regolamento UE 2016/679, ove applicabili, nei confronti dell’Università di Torino inviando una specifica istanza ad oggetto: “diritti privacy” alla Direttrice della Direzione Ricerca, Innovazione e Internazionalizzazione utilizzando il seguente indirizzo e-mail: [email protected].
l. Reclamo
Gli interessati (soggetti a cui si riferiscono i dati) hanno il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo rivolgendosi all’Autorità garante per la protezione dei dati personali (website: http://www.garanteprivacy.it/).
m. Processo decisionale automatizzato e profilazione
Il Titolare del trattamento dei dati personali non si avvale di processi decisionali automatizzati compresa la profilazione.